Ablauf und allgemeine Fragen zur Buchhaltung online

1. Ist eine bundesweite Betreuung ohne Probleme möglich?

Ja, da die Aufbereitung der Buchhaltung komplett digitalisiert abläuft und der Belegtransport entfällt, müssen Sie auch nicht in unserer Nähe ansässig sein.

 

2. Scannen und Speichern der Belege in Belegverwaltung online

Über die beiden folgenden Wege können Sie Belege an das Rechenzentrum übermitteln:

a) Belegtransfer
Mit dem Programm Belegtransfer kann das Speichern von gescannten Belegen in Belegverwaltung online automatisiert werden. Das Programm Belegtransfer verfügt über einen Überwachungsmodus, der neu eingescannte Belege in von Ihnen ausgewählten Verzeichnissen automatisch in Belegverwaltung online speichert. Alternativ können die eingescannten Belege aus den ausgewählten Verzeichnissen zu von Ihnen festgelegten Zeiten übertragen werden.
Tipp:
Legen Sie für jeden Belegtyp ein eigenes Verzeichnis an, da so auch die Zuordnung zum Belegtyp automatisch erfolgen kann.

b) Manuelles Hochladen (nur zu empfehlen bei geringer Beleganzahl) Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

 

  1. Öffnen Sie den entsprechenden Mandantenbestand und wählen Sie Belege | Neuen Beleg hinzufügen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie auf Ihrem Rechner das Verzeichnis, in dem der Beleg als Datei gespeichert ist. Über das Auswahlfeld Belegtyp können Sie die Belege einem Belegtyp zuordnen.
  3. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche +, um weitere Belegdateien zu übernehmen.
  4. Wenn Sie die Auswahl abgeschlossen haben, bestätigen Sie mit Übernehmen.

Tipp:
Wenn Sie mehrere Belege vor dem Hochladen in einer ZIP-Datei zusammenfassen, müssen Sie nicht jede Belegdatei einzeln auswählen, sondern können sie gesammelt in der ZIP-Datei hochladen.

Bitte beachten Sie:
Die Belege innerhalb einer ZIP-Datei sollten alle vom gleichen Belegtyp sein, damit gleich beim Hochladen allen Belegen in der ZIP-Datei der korrekte Belegtyp zugewiesen werden kann.

 

3. Entfällt das Sortieren und Transportieren der Belege in jedem Fall?

Mit Ihrem Dokumentenscanner sowie der installierten Software scannen Sie Ihre Belege ein und übermitteln sie automatisch an uns. Das geht genauso beim Faxen und sorgt dafür, dass das aufwendige Sortieren der Belege in „Pendelordner“ und der Transport zum Steuerberater entfällt. Da gleichzeitig eine elektronische Übermittlung Ihrer Banktransferdaten erfolgt, verfügen wir jederzeit über den erforderlichen Datenbestand.

 

4. Welcher Buchungsrhythmus ist möglich bzw. sinnvoll?

In regelmäßigen Abständen (auch wöchentlich oder gar täglich)  liegen Ihnen die aktuellen Abschlusswerte und Auswertungen vor. Ob Fälligkeits- und Offene-Posten-Listen, die zur Steuerung Ihres Unternehmens wichtig sind, oder die aktuelle Umsatzentwicklung. Gerade diese Aktualität erlaubt es, Zahlungsverkehr und Mahnwesen in die Buchhaltung zu integrieren.

 

5. Welche Auskünfte sind unter Auswertungen Online zu erwarten?

Mit dieser Online-Anwendung haben Sie jederzeit, von jedem Ort aus, sofortigen Zugriff auf alle Daten Ihres Unternehmens. Sämtliche Informationen des betrieblichen Rechnungswesens können sie einfach und sicher über das Internet abfragen. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und wird durch den DATEV-Sicherheitsbereich geschützt.

 

6. Ist das Rechnungsausgangsbuch / Rechnungseingangsbuch Online eine geeignete Form der Führung von Büchern?

Die Anwendung ermöglicht bei Bedarf die Online-Erfassung der Ein- und Ausgangsrechnungen sowie die Bereitstellung der Daten für die Finanzbuchführung, falls Sie bisher mit keiner Fakturierungssoftware arbeiten. Die erfassten Datensätze können mit elektronischen Belegkopien, die vorab im Programm Belegverwaltung Online gespeichert wurden, einfach verbunden werden. Anschließend werden die so erzeugten digitalen Rechnungsausgangs- oder Rechnungseingangsbücher an unsere Kanzlei zur weiteren Bearbeitung der Finanzbuchhaltung übermittelt.

 

7. Sind die Daten im elektronischen Belegarchiv wirklich sicher und jederzeit abrufbar?

Sämtliche Daten sowie der Belegarchiv befinden sich nicht nur auf Ihrem Rechner, sondern auch auf dem Server der DATEV. Dort werden diese regelmäßig gesichert und in einem jederzeit abrufbaren Zustand gehalten.

 

8. Muss ich meine Originalbelege weiterhin aufheben, auch wenn die Daten elektronisch archiviert sind?

Trotz des elektronischen Belegarchivs sind die Belege entsprechend den gesetzlichen Vorgaben wie gewohnt aufzubewahren. Durch unser Belegarchiv entfällt für Sie jedoch das aufwendige Sortieren und Abheften der Belege.

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