17.05.13 10:25

Portokosten: Durchläufer oder Umsatz

Entscheidend ist, wer mit der Post eine Rechtsbeziehung unterhält

Immer wieder taucht die Frage auf, wie sich der Unternehmer mit seinen Rechnungen verhalten soll, wenn entstandene Auslagen vom Auftraggeber erstattet werden sollen. Es ist also unklar, ob die Auslagen zum Nettobetrag hinzugerechnet werden und dann auf die Gesamtsumme die Umsatzsteuer draufgeschlagen wird, oder ob unter dem Brutto-Rechnungsbetrag nochmal eine neue Abrechnung gestartet wird.

Darauf gibt es eine ganz klare Antwort: Es kommt darauf an. Bei Material- oder Reisekosten ist die Angelegenheit noch entspannt, weil es scheinbar egal ist, ob ich oben die Umsatzsteuer draufschlage und einfach unten den Bruttobetrag hinzurechne. Lediglich bei Portokosten wird es schwierig, weil diese bekanntlich im Geschäft ohne Umsatzsteuer eingekauft werden. In der Wirklichkeit ist die Behandlung nicht so einfach, weil bei einem Fehler ein Vorsteuerabzug verloren gehen kann.

 

Wegen der Besonderheit, dass Briefmarken ohne Umsatzsteuer verkauft werden, hat sich die Oberfinanzdirektion (OFD) in Frankfurt am Main befleißigt gefühlt, mal genau zu definieren, in welchen Fällen Portokosten bei der Weiterberechnung an den Kunden als durchlaufender Posten behandelt werden können und wann sie als umsatzsteuerpflichtiger Teil des Entgeltes zu behandeln sind. In der Summe gilt: Wenn der Kunde direkt mit der Deutschen Post AG in Rechtsbeziehungen tritt, können die verauslagten Portobeträge als durchlaufenden Posten behandelt werden. Hierzu muss man wissen, dass die Deutsche Post AG in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt hat, dass sie (nur) mit dem auf dem Brief genannten Absender eine Rechtsbeziehung eingegangen ist. Somit kann man von einem durchlaufenden Posten ausgehen, wenn bei Verwendung eines Freistemplers in den Stempel das „Klischee“ des Kunden eingesetzt ist, oder wenn auf andere Weise der Kunde als der eigentliche Absender kenntlich gemacht wird (z. B. Absenderaufkleber oder entsprechender Aufdruck auf dem Umschlag).

 

In der Praxis werden damit wohl die Möglichkeiten für eine Weiterberechnung der Portokosten ohne Umsatzsteuer geringer. Es sollte auch keine gute Lösung sein, wenn man einfach gar keinen Absender auf den Umschlag schreibt.